Το Zoho ToDo είναι ένα εργαλείο διαχείρισης προσωπικών και ομαδικών εργασιών που περιλαμβάνεται στο Zoho Mail χωρίς επιπλέον χρέωση. Μπορείτε να μετατρέπετε email σε εργασίες, να ορίζετε υπεύθυνους και προθεσμίες και να παρακολουθείτε την πρόοδο από το webmail ή από την ξεχωριστή εφαρμογή για Android και iPhone. Στο άρθρο θα δείτε πώς λειτουργεί στην πράξη, με δύο παραδείγματα από την καθημερινότητα μιας επιχείρησης.
Ένα αίτημα πελάτη, μια έγκριση τιμολογίου ή ένας εβδομαδιαίος έλεγχος παραγγελιών μπορεί να ξεκινήσει με ένα email. Από τη στιγμή που το αίτημα απαιτεί ενέργεια, η ομάδα χρειάζεται να ξέρει ποιος το αναλαμβάνει, πότε πρέπει να ολοκληρωθεί και τι εκκρεμεί. Το Zoho ToDo είναι ένα εργαλείο διαχείρισης προσωπικών και ομαδικών εργασιών που συγκεντρώνει αυτές τις πληροφορίες σε μία καταχώριση, ώστε η πορεία της εργασίας να είναι εύκολο να παρακολουθηθεί.
Ενσωματωμένο στο Zoho Mail χωρίς πρόσθετη χρέωση
Το Zoho ToDo είναι ήδη ενσωματωμένο στο Zoho Mail (webmail) και περιλαμβάνεται στο πακέτο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πρόσθετη χρέωση. Μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί Zoho Mail μπορεί να το αξιοποιήσει με τους εταιρικούς λογαριασμούς που διαθέτει ήδη, χωρίς ξεχωριστή αγορά ή συνδρομή. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ανοίξουν την ενότητα ToDo ή Tasks απευθείας από το webmail.
Το Zoho ToDo διαθέτει επίσης ξεχωριστή εφαρμογή για Android και iPhone, μέσω του Google Play και του App Store. Με τον ίδιο λογαριασμό Zoho, οι εργαζόμενοι μπορούν να βλέπουν τις εργασίες τους, να ελέγχουν τις προθεσμίες και να ενημερώνουν την πρόοδό τους από το κινητό. Ένας συνάδελφος που βρίσκεται στην αποθήκη ή σε επίσκεψη σε πελάτη μπορεί, για παράδειγμα, να σημειώσει την ολοκλήρωση μιας ενέργειας τη στιγμή που γίνεται.
Από το email στην ανάθεση εργασίας
Όταν ένα μήνυμα απαιτεί συγκεκριμένη ενέργεια, μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ στο Zoho Mail και να επιλέξουμε Add to → Tasks. Το θέμα και το περιεχόμενο του μηνύματος συμπληρώνουν αρχικά τον τίτλο και την περιγραφή της εργασίας. Στη συνέχεια, μπορούμε να διατυπώσουμε καθαρά τι πρέπει να γίνει, να ορίσουμε υπεύθυνο και προθεσμία και να προσθέσουμε υπενθύμιση. Η εργασία παραμένει συνδεδεμένη με το αρχικό email, ώστε να είναι εύκολο να ανατρέξουμε στις λεπτομέρειες του αιτήματος.
Μια εργασία με περισσότερα βήματα μπορεί να χωριστεί σε υποεργασίες, καθεμία με δικό της υπεύθυνο. Αν κάποιο βήμα καθυστερεί επειδή λείπει ένα έγγραφο ή εκκρεμεί μια έγκριση, ο υπεύθυνος μπορεί να σημειώσει στα σχόλια τι περιμένει και από ποιον. Έτσι, στην επόμενη συνάντηση η ομάδα μπορεί να επικεντρωθεί στις εκκρεμότητες που χρειάζονται απόφαση ή βοήθεια.
Οργάνωση της ημέρας και της εβδομάδας
Στην προβολή Assigned to Me, κάθε εργαζόμενος βλέπει όσα του έχουν ανατεθεί. Στο My Day επιλέγει τις εργασίες στις οποίες θέλει να εστιάσει σήμερα. Για την ομάδα, η προβολή λίστας διευκολύνει τον έλεγχο των προθεσμιών, ενώ ο πίνακας Kanban δείχνει ποιες εργασίες βρίσκονται σε κάθε στάδιο. Αν δύο εργασίες με τον ίδιο υπεύθυνο λήγουν την ίδια ημέρα, η ομάδα μπορεί να αποφασίσει ποια προηγείται και να ενημερώσει την ανάθεση ή την προθεσμία στην αντίστοιχη καταχώριση.
Για υποχρεώσεις που επαναλαμβάνονται, όπως ο έλεγχος αποθεμάτων ή η συγκέντρωση παραστατικών στο τέλος του μήνα, το Zoho ToDo επιτρέπει τη δημιουργία επαναλαμβανόμενων εργασιών. Η ομάδα ορίζει τη συχνότητα, τον υπεύθυνο και την υπενθύμιση, ώστε ο έλεγχος να εντάσσεται στο πρόγραμμά της χωρίς να χρειάζεται νέα ανάθεση κάθε φορά.
Δύο παραδείγματα χρήσης
1. Αναθεώρηση προσφοράς πελάτη. Ένας πελάτης ζητά με email αλλαγή στην προσφορά του. Ο υπεύθυνος πωλήσεων μετατρέπει το μήνυμα σε εργασία με τίτλο «Αποστολή αναθεωρημένης προσφοράς» και ορίζει προθεσμία. Αν η νέα τιμή χρειάζεται έγκριση, δημιουργεί υποεργασία για τον συνάδελφο που έχει την αρμοδιότητα. Η έγκριση καταγράφεται στα σχόλια και, μόλις σταλεί η προσφορά, η εργασία σημειώνεται ως ολοκληρωμένη. Όσοι παρακολουθούν την υπόθεση μπορούν να δουν αν εκκρεμεί η έγκριση ή αν έχει ήδη απαντηθεί το αίτημα.
2. Εβδομαδιαίος έλεγχος εκκρεμών παραγγελιών. Η αποθήκη δημιουργεί μια ομαδική εργασία που επαναλαμβάνεται κάθε Παρασκευή. Ο υπεύθυνος ελέγχει ποιες παραγγελίες καθυστερούν και καταγράφει στα σχόλια τη νέα εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης. Οι συνάδελφοι των πωλήσεων που έχουν πρόσβαση στην εργασία μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ίδια ενημέρωση όταν επικοινωνούν με τους πελάτες, χωρίς να ζητούν εκ νέου τις ημερομηνίες από την αποθήκη.
Πώς μειώνεται η εσωτερική αλληλογραφία
Η μεγαλύτερη διαφορά στην καθημερινή δουλειά προκύπτει όταν η ομάδα χρησιμοποιεί την καταχώριση της εργασίας για τις ενημερώσεις προόδου. Αν αλλάξει η προθεσμία, αν χρειάζεται απόφαση ή αν ολοκληρωθεί ένα βήμα, ο υπεύθυνος ενημερώνει την ίδια την εργασία. Έτσι, οι συνάδελφοι ξέρουν πού να αναζητήσουν την τελευταία εξέλιξη και τα εσωτερικά email που στέλνονται μόνο για να ρωτήσουν «ποιος το έχει αναλάβει;» ή «σε ποιο στάδιο βρίσκεται;» μπορούν να μειωθούν.
Χρειάζεστε βοήθεια με τη ρύθμιση του Zoho Mail;
Η ομάδα της Netwist είναι εδώ για να σας βοηθήσει. Επικοινωνήστε μαζί μας για οποιαδήποτε απορία ή υποβάλετε ένα αίτημα για τεχνική υποστήριξη.
