Κάθε νέο email μπορεί να χρειάζεται μια διαφορετική ενέργεια. Ένα τιμολόγιο πρέπει να αρχειοθετηθεί, ένα αίτημα πελάτη να ανατεθεί και μια προσφορά να παρακολουθηθεί μέχρι να έρθει απάντηση. Με τους αυτοματισμούς του Zoho Mail, μπορούμε να οργανώσουμε αυτά τα επαναλαμβανόμενα βήματα μέσα από φίλτρα, υπενθυμίσεις, προγραμματισμένη αποστολή και συνδέσεις με εργαλεία όπως το Zoho ToDo και το WorkDrive.
Φίλτρα εισερχομένων και εξερχομένων
Κάθε φίλτρο συνδυάζει συνθήκες και ενέργειες. Οι συνθήκες καθορίζουν ποια μηνύματα θα επεξεργαστεί το Zoho Mail, με κριτήρια όπως ο αποστολέας, ο παραλήπτης ή το θέμα. Οι ενέργειες ορίζουν τι θα συμβεί όταν ένα μήνυμα ταιριάξει, όπως μετακίνηση σε φάκελο, προσθήκη ετικέτας ή προώθηση σε συγκεκριμένη διεύθυνση, ανάλογα με τον τύπο του φίλτρου. Οι κανόνες μπορούν να εφαρμόζονται τόσο στα εισερχόμενα όσο και στα εξερχόμενα μηνύματα.
| Περίπτωση | Συνθήκη | Αυτόματη ενέργεια |
|---|---|---|
| Τιμολόγια προμηθευτών | Συγκεκριμένος αποστολέας και θέμα που περιέχει «Τιμολόγιο» | Μετακίνηση στον φάκελο «Τιμολόγια προμηθευτών» |
| Αιτήματα κρατήσεων | Το μήνυμα απευθύνεται στη διεύθυνση κρατήσεων | Προσθήκη ετικέτας «Κρατήσεις» |
| Απεσταλμένες προσφορές | Το θέμα του εξερχόμενου email περιέχει «Οικονομική προσφορά» | Προσθήκη ετικέτας «Προσφορές» |
Για να δημιουργήσουμε έναν κανόνα, ανοίγουμε Settings → Filters, επιλέγουμε φίλτρο εισερχομένων ή εξερχομένων και πατάμε New Filter. Στη συνέχεια ορίζουμε αν πρέπει να ισχύουν όλες οι συνθήκες ή αρκεί μία, επιλέγουμε την ενέργεια και αποθηκεύουμε τον κανόνα. Όταν δύο φίλτρα ταιριάζουν στο ίδιο μήνυμα, εφαρμόζονται με τη σειρά που εμφανίζονται στη λίστα. Η επιλογή Stop Processing Other Filters παρακάμπτει τους επόμενους κανόνες όταν ενεργοποιηθεί το συγκεκριμένο φίλτρο.
Από το email σε εργασία ή αρχείο
Ένα φίλτρο εισερχομένων μπορεί να δημιουργεί αυτόματα εργασία στο Zoho ToDo. Για παράδειγμα, μια φόρμα επικοινωνίας στέλνει κάθε νέο αίτημα με θέμα «Νέο αίτημα προσφοράς». Το φίλτρο ελέγχει τη διεύθυνση αποστολής και το θέμα και δημιουργεί την εργασία. Η ομάδα μπορεί έπειτα να ορίσει υπεύθυνο και προθεσμία. Ο συνδυασμός συγκεκριμένου αποστολέα και θέματος βοηθά να δημιουργείται εργασία για την αρχική ειδοποίηση της φόρμας και να περιορίζονται οι διπλές καταχωρίσεις από μεταγενέστερες απαντήσεις.
Με την ενσωμάτωση του Zoho WorkDrive, ένα φίλτρο μπορεί επίσης να αποθηκεύει αυτόματα συνημμένα σε επιλεγμένο φάκελο, εφόσον ο λογαριασμός έχει την απαραίτητη πρόσβαση. Για παράδειγμα, οι εβδομαδιαίες αναφορές αποθεμάτων μπορούν να συγκεντρώνονται στον ίδιο κοινόχρηστο φάκελο χωρίς χειροκίνητη λήψη και μεταφόρτωση κάθε αρχείου.
Υπενθυμίσεις, προγραμματισμένη αποστολή και αυτόματες απαντήσεις
Η επιλογή If no replies until ειδοποιεί τον αποστολέα αν δεν έχει έρθει απάντηση έως την ημερομηνία που όρισε. Για παράδειγμα, όταν ζητάμε προσφορά από προμηθευτή, μπορούμε να προγραμματίσουμε υπενθύμιση για την Παρασκευή. Υπάρχει επίσης δυνατότητα ειδοποίησης σε συγκεκριμένη ώρα ή σε κάθε απάντηση. Με το Remind recipients also, μπορούμε να συμπεριλάβουμε και τους παραλήπτες στην υπενθύμιση, ανάλογα με τη ρύθμιση που επιλέξαμε.
Με το Send Later μπορούμε να ετοιμάσουμε ένα email και να ορίσουμε πότε θα σταλεί. Η επιλογή Recurring επιτρέπει επαναλαμβανόμενες αποστολές, όπως μια υπενθύμιση κάθε Δευτέρα για την εβδομαδιαία αναφορά, με συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης ή αριθμό αποστολών. Στο Settings → Out of Office μπορούμε να ορίσουμε την περίοδο απουσίας, να γράψουμε διαφορετικό μήνυμα για συναδέλφους και εξωτερικές επαφές και να ρυθμίσουμε πόσο συχνά θα λαμβάνει την αυτόματη απάντηση ο ίδιος αποστολέας.
Ομαδική διαχείριση σε κοινό γραμματοκιβώτιο
Στο Shared Mailbox, τα μέλη της ομάδας μπορούν να βλέπουν την ίδια συνομιλία και να αναθέτουν ένα μήνυμα σε συνάδελφο ή στον εαυτό τους. Η ανάθεση είναι ξεχωριστό βήμα από την αυτόματη ταξινόμηση. Για παράδειγμα, στην υποδοχή ενός ξενοδοχείου, η πρωινή βάρδια μπορεί να ζητήσει τον αριθμό πτήσης ενός επισκέπτη που χρειάζεται μεταφορά. Αν η απάντηση έρθει μετά την αλλαγή βάρδιας, ο επόμενος υπάλληλος μπορεί να ανοίξει την ίδια συνομιλία, να δει τι έχει συμφωνηθεί και να αναλάβει τη συνέχεια.
Σύνθετοι αυτοματισμοί με Zoho Flow και Deluge
Όταν ένα email πρέπει να ξεκινήσει διαδικασία σε άλλη εφαρμογή, το Zoho Flow μπορεί να λαμβάνει μηνύματα σε ειδική διεύθυνση της ροής και να εξάγει πεδία από email με σταθερή μορφή. Για παράδειγμα, μπορεί να αντλεί τον αριθμό παραγγελίας και την ημερομηνία παράδοσης από μια επιβεβαίωση και να τα περνά σε ένα συνδεδεμένο φύλλο. Το Zoho Mail υποστηρίζει επίσης προσαρμοσμένες συναρτήσεις Deluge για φίλτρα που χρειάζονται ειδικές συνθήκες ή ενέργειες.
Πριν χρησιμοποιήσουμε έναν κανόνα στην καθημερινή δουλειά, μπορούμε να τον δοκιμάσουμε με ένα μήνυμα που πληροί τα κριτήρια, ένα παρόμοιο που δεν τα πληροί και ένα που ταιριάζει σε δύο φίλτρα. Ελέγχουμε το τελικό αποτέλεσμα της διαδικασίας. Αν, για παράδειγμα, ο στόχος είναι η αρχειοθέτηση τιμολογίων, επιβεβαιώνουμε ότι το email μπήκε στον σωστό φάκελο και ότι το συνημμένο εμφανίστηκε στον προβλεπόμενο φάκελο του WorkDrive.
Πρώτα βήματα με τους αυτοματισμούς του Zoho Mail
Τα παραπάνω παραδείγματα δίνουν μια πρώτη εικόνα του πώς οι αυτοματισμοί του Zoho Mail μπορούν να κάνουν την καθημερινή εργασία πιο εύκολη. Για να ξεκινήσετε με ένα φίλτρο ή μια υπενθύμιση, αρκεί να εντοπίσετε μια ενέργεια που επαναλαμβάνετε συχνά, όπως η ταξινόμηση τιμολογίων ή η παρακολούθηση μιας προσφοράς. Οι βασικές ρυθμίσεις γίνονται απευθείας στο Zoho Mail, χωρίς ειδικές τεχνικές γνώσεις. Έτσι, αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στη διαχείριση των μηνυμάτων και περισσότερο στις υποθέσεις που χρειάζονται την προσοχή σας.
Χρειάζεστε βοήθεια με τη ρύθμιση του Zoho Mail;
Η ομάδα της Netwist είναι εδώ για να σας βοηθήσει. Επικοινωνήστε μαζί μας για οποιαδήποτε απορία ή υποβάλετε ένα αίτημα για τεχνική υποστήριξη.
