Όταν εργαζόμαστε καθημερινά στον ίδιο υπολογιστή, είναι πρακτικό το εταιρικό email να ανοίγει όπως κάθε άλλο πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε. Το Zoho Mail Desktop Lite, η επίσημη εφαρμογή του Zoho Mail για υπολογιστές, ανοίγει σε δικό του παράθυρο στα Windows και εμφανίζει ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα. Μπορούμε έτσι να το χρησιμοποιούμε ως κύριο τρόπο πρόσβασης στο email, χωρίς να κρατάμε ανοιχτή μια καρτέλα webmail. Η εφαρμογή διατίθεται δωρεάν, λειτουργεί με τον υπάρχοντα λογαριασμό Zoho Mail και υποστηρίζει Windows 10 ή νεότερα, συμπεριλαμβανομένων των Windows 11.
Πώς κατεβάζουμε και εγκαθιστούμε την εφαρμογή
- Ανοίγουμε την επίσημη σελίδα λήψης του Zoho Mail Desktop και βρίσκουμε την ενότητα Download for Windows.
- Επιλέγουμε τον εγκαταστάτη EXE που αντιστοιχεί στον τύπο συστήματος του υπολογιστή μας. Η Zoho διαθέτει εκδόσεις 32 και 64 bit, καθώς και εγκαταστάτες MSI που μπορεί να χρησιμοποιήσει το τμήμα IT.
- Ανοίγουμε το αρχείο και ακολουθούμε τα βήματα του οδηγού εγκατάστασης. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, επιλέγουμε Finish.
- Ανοίγουμε την εφαρμογή από το μενού Έναρξη των Windows και συνδεόμαστε με τον εταιρικό λογαριασμό Zoho Mail. Για καθημερινή πρόσβαση, μπορούμε να την καρφιτσώσουμε στη γραμμή εργασιών.
Ο σύνδεσμος λήψης είναι διαθέσιμος και μέσα από το webmail, στο προφίλ χρήστη, στην ενότητα Zoho Mail Desktop Apps.
Γιατί είναι πρακτικό σε σταθερό υπολογιστή
Σε έναν σταθερό εταιρικό υπολογιστή, το Zoho Mail Desktop Lite είναι συχνά η πιο πρακτική επιλογή για την καθημερινή αλληλογραφία. Μπορούμε να έχουμε το email δίπλα στο πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε για κρατήσεις, παραγγελίες ή τιμολόγηση και να επιστρέφουμε σε αυτό από τη γραμμή εργασιών. Οι ειδοποιήσεις των Windows μάς ενημερώνουν για νέα μηνύματα όσο δουλεύουμε σε άλλο πρόγραμμα.
Μέσα στην εφαρμογή μπορούμε να αναζητούμε προηγούμενες συνομιλίες, να απαντάμε, να στέλνουμε αρχεία και να οργανώνουμε την αλληλογραφία σε φακέλους. Η προβολή Downloads συγκεντρώνει τα συνημμένα που έχουμε κατεβάσει. Όσοι χειρίζονται περισσότερους λογαριασμούς Zoho Mail μπορούν να τους προσθέσουν από Accounts → Add Account και να εναλλάσσονται μεταξύ τους από το ίδιο μενού. Η εφαρμογή υποστηρίζει έως δέκα λογαριασμούς.
Τα email αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιο του λογαριασμού Zoho Mail στο cloud και υπολογίζονται στον διαθέσιμο χώρο του λογαριασμού. Το Zoho Mail Desktop Lite συγχρονίζεται με το webmail, οπότε ο υπολογιστής δεν χρειάζεται να διατηρεί πλήρες τοπικό αρχείο της αλληλογραφίας. Μόνο τα συνημμένα που επιλέγουμε να κατεβάσουμε ως αρχεία καταλαμβάνουν χώρο στον δίσκο.
Με το Zoho Mail Desktop Lite μπορούμε να χρησιμοποιούμε, μαζί με την αλληλογραφία μας, τα εργαλεία που είναι ενσωματωμένα στο Zoho Mail. Για παράδειγμα, μπορούμε να μετατρέψουμε ένα email σε εργασία στο Zoho ToDo, να κρατήσουμε σημειώσεις στο Notes ή να αποθηκεύσουμε ένα συνημμένο στο Zoho WorkDrive, εφόσον έχουμε πρόσβαση στην υπηρεσία. Οι υπόλοιπες εφαρμογές του Zoho Workplace, όπως τα Writer, Sheet και Show, είναι διαθέσιμες ανάλογα με το πακέτο της επιχείρησης. Όταν προσθέτουμε τον λογαριασμό Zoho Mail στο Outlook ή στο Thunderbird μέσω IMAP, συγχρονίζονται μόνο τα μηνύματα και οι φάκελοι. Οι ενσωματωμένες λειτουργίες του Zoho Mail παραμένουν διαθέσιμες μόνο στο περιβάλλον της Zoho, επομένως με την χρήση email client χρησιμοποιούμε μόνο το email και οχι όλα τα διαθέσιμα εργαλεία και υπηρεσίες της Zoho.
Πώς χρησιμοποιούνται παράλληλα η εφαρμογή και το webmail
Η εφαρμογή συγχρονίζεται με το Zoho Mail στο web. Αν ένας εργαζόμενος στείλει μια προσφορά από την εφαρμογή στο γραφείο, μπορεί αργότερα να τη βρει στα Απεσταλμένα του ίδιου λογαριασμού μέσω webmail. Αν θέλει να ανοίξει στον browser την προβολή που χρησιμοποιεί εκείνη τη στιγμή, μπορεί να επιλέξει Open in browser μέσα από την εφαρμογή.
Μέλη της ίδιας ομάδας μπορούν να χρησιμοποιούν παράλληλα την εφαρμογή και το webmail, ανάλογα με τον υπολογιστή στον οποίο εργάζονται. Όταν χρειάζονται πρόσβαση στην ίδια εταιρική αλληλογραφία, ο διαχειριστής του Zoho Mail μπορεί να δημιουργήσει ένα κοινό γραμματοκιβώτιο (Shared Mailbox) και να δώσει πρόσβαση στους εξουσιοδοτημένους εργαζομένους μέσω των δικών τους εταιρικών λογαριασμών. Ο συγχρονισμός αφορά το γραμματοκιβώτιο στο οποίο έχει πρόσβαση κάθε χρήστης.
Παραδείγματα χρήσης στην υποδοχή ξενοδοχείου
Το Zoho Mail Desktop App είναι εξαιρετικά πρακτικό για την υποδοχή ενός ξενοδοχείου, όπου η ομάδα χρησιμοποιεί το email καθ’ όλη τη διάρκεια της βάρδιας, παράλληλα με το σύστημα κρατήσεων. Η εφαρμογή μπορεί να μένει ανοιχτή στον σταθερό υπολογιστή της υποδοχής και το webmail να χρησιμοποιείται από άλλον εταιρικό υπολογιστή όταν χρειάζεται.
Αλλαγή στην ώρα άφιξης επισκέπτη
Ένας επισκέπτης ενημερώνει με email ότι θα φτάσει μετά τα μεσάνυχτα. Ο υπάλληλος βλέπει την ειδοποίηση των Windows ενώ εργάζεται στο σύστημα κρατήσεων, ανοίγει το μήνυμα στο Zoho Mail Desktop Lite και αναζητά την προηγούμενη επιβεβαίωση της κράτησης. Απαντά με τις οδηγίες για καθυστερημένο check-in και ενημερώνει την ώρα άφιξης στο σύστημα κρατήσεων. Το εταιρικό email παραμένει διαθέσιμο σε δικό του παράθυρο, χωρίς να χρειάζεται ξεχωριστή καρτέλα στον Chrome ή στον Firefox.
Παράδοση βάρδιας με κοινό γραμματοκιβώτιο
Το ξενοδοχείο μπορεί να ρυθμίσει μια κοινή διεύθυνση, όπως [email protected], και να δώσει πρόσβαση στα μέλη της υποδοχής μέσω των εταιρικών τους λογαριασμών. Η πρωινή βάρδια απαντά από την εφαρμογή σε αίτημα για μεταφορά από το αεροδρόμιο και ζητά τον αριθμό πτήσης. Όταν ο επισκέπτης απαντήσει, η απογευματινή βάρδια μπορεί να ανοίξει την ίδια συνομιλία μέσω webmail από άλλον εταιρικό υπολογιστή, να δει τι έχει συμφωνηθεί και να συνεχίσει την επικοινωνία από εκεί.
Χρειάζεστε βοήθεια με τη ρύθμιση του Zoho Mail;
Η ομάδα της Netwist είναι εδώ για να σας βοηθήσει. Επικοινωνήστε μαζί μας για οποιαδήποτε απορία ή υποβάλετε ένα αίτημα για τεχνική υποστήριξη.
