Το επαγγελματικό email είναι ένα από τα σημαντικότερα κανάλια επικοινωνίας μέσα σε έναν οργανισμό.
Χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή συμβολαίων, πληροφοριών πελατών, τιμολογίων, επιχειρηματικών εγγράφων και άλλων σημαντικών στοιχείων.
Αυτό καθιστά τους λογαριασμούς email ελκυστικό στόχο για τους κυβερνοεγκληματίες.
Γι’ αυτό οι επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίζουν την ασφάλεια του email ως ουσιώδες μέρος της στρατηγικής ψηφιακής προστασίας τους.
Το Zoho Mail προσφέρει δυνατότητες ασφάλειας και διαχείρισης που μπορούν να συμβάλουν σε ένα πιο ελεγχόμενο περιβάλλον email, όταν έχουν διαμορφωθεί σωστά.
Κατανοήστε τους βασικούς κινδύνους ασφάλειας email
Οι επιχειρήσεις μπορεί να αντιμετωπίσουν διάφορες απειλές σχετικές με το email, όπως:
- Μηνύματα phishing.
- Κακόβουλα συνημμένα.
- Παραβίαση λογαριασμών.
- Πλαστές διευθύνσεις αποστολέα.
- Μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
- Ακούσια διαρροή πληροφοριών.
Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πώς να αναγνωρίζουν ύποπτα μηνύματα και να επαληθεύουν ασυνήθιστα αιτήματα πριν προβούν σε οποιαδήποτε ενέργεια.
Εξετάστε τις λειτουργίες ασφάλειας του Zoho Mail
Το Zoho Mail παρέχει λειτουργίες ασφάλειας και διαχειριστικούς ελέγχους.
Οι ακριβείς δυνατότητες που διατίθενται εξαρτώνται από το επιλεγμένο πακέτο συνδρομής και τη διαμόρφωση.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να ελέγχουν την τρέχουσα τεκμηρίωση του προϊόντος και τις διαθέσιμες ρυθμίσεις, ώστε να κατανοήσουν ποιοι έλεγχοι ενδείκνυνται για το περιβάλλον τους.
Προστατέψτε τους λογαριασμούς χρηστών
Η ισχυρή ασφάλεια λογαριασμών ξεκινά με καλές πρακτικές ταυτοποίησης.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να ενθαρρύνουν τους εργαζομένους να χρησιμοποιούν μοναδικούς κωδικούς πρόσβασης και να ενεργοποιούν τον έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων όπου είναι διαθέσιμος.
Οι διαχειριστές πρέπει επίσης να ελέγχουν τακτικά την πρόσβαση των χρηστών και να την αφαιρούν όταν οι εργαζόμενοι δεν τη χρειάζονται πλέον.
Η χρήση κοινών κωδικών πρόσβασης πρέπει να αποφεύγεται όποτε είναι δυνατό.
Διαμορφώστε τα SPF, DKIM και DMARC
Ο έλεγχος ταυτότητας του email του domain είναι ένα ακόμη σημαντικό μέρος της προστασίας της επιχειρηματικής επικοινωνίας.
Τα SPF, DKIM και DMARC είναι μηχανισμοί που βοηθούν τα συστήματα παραλαβής αλληλογραφίας να αξιολογούν αν τα μηνύματα επιτρέπεται να χρησιμοποιούν συγκεκριμένο domain.
Αυτές οι εγγραφές DNS πρέπει να διαμορφωθούν σωστά, ιδίως όταν μια επιχείρηση στέλνει email μέσω πολλών υπηρεσιών.
Η εσφαλμένη διαμόρφωση μπορεί να επηρεάσει την παράδοση των νόμιμων email, επομένως οι αλλαγές πρέπει να δοκιμάζονται προσεκτικά.
Διαχειριστείτε την πρόσβαση στις επιχειρηματικές πληροφορίες
Δεν χρειάζεται κάθε εργαζόμενος πρόσβαση σε κάθε γραμματοκιβώτιο ή πληροφορία.
Χρησιμοποιήστε κατάλληλα δικαιώματα και ελέγχους πρόσβασης για να μειώσετε την περιττή έκθεση.
Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να θεσπίσουν σαφείς πολιτικές για τον χειρισμό εμπιστευτικών εγγράφων και πληροφοριών πελατών.
Προετοιμαστείτε για περιστατικά ασφάλειας email
Ακόμη και με προληπτικά μέτρα, μπορεί να συμβούν περιστατικά.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να γνωρίζουν ποια βήματα να ακολουθήσουν αν παραβιαστεί ένας λογαριασμός email.
Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν την επαναφορά των διαπιστευτηρίων, τον έλεγχο της πρόσβασης στον λογαριασμό, τον έλεγχο των ρυθμίσεων προώθησης και τη διερεύνηση ύποπτης δραστηριότητας.
Μια σαφής διαδικασία αντιμετώπισης μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των επιπτώσεων ενός περιστατικού.
Τελικές σκέψεις
Το Zoho Mail μπορεί να αποτελέσει μέρος ενός καλά διαχειριζόμενου περιβάλλοντος ασφάλειας επαγγελματικού email, αλλά η αποτελεσματικότητά του εξαρτάται επίσης από τη διαμόρφωση, τη διαχείριση και την ενημέρωση των εργαζομένων.
Η Netwist βοηθά τις επιχειρήσεις να διαμορφώσουν επαγγελματικό email, να ελέγξουν τις ρυθμίσεις domain και να διαχειριστούν τις υπηρεσίες Zoho.
Θέλετε να βελτιώσετε την ασφάλεια του επαγγελματικού σας email; Επικοινωνήστε με τη Netwist για εξειδικευμένη βοήθεια.
